主题：二三十年前，办公室的文件备份主要靠复印机。再推前， -- 完颜陈和尚

我想可以用复写纸吧。一式两份，一式三份。或手抄或用打字机。其它方法我就不清楚了。哪位坐过三十年以上办公室的网友给我讲一讲吧。现在要备份的话，就在电脑里按几下。当然，如果仍是纸张类文件，很多时候靠扫描scan ，再放到电脑，放到外置的储存器。相比复印，节省了纸张，节省存放地方，方便管理。

十一，二年前，曾流行过家用，小办公室用的扫描仪scanner 。我就在那时候，买过两个扫描仪，花了很多时间，系统性地扫描家里各种重要证明文件，存到电脑里，再用加密软件封存，然后烧录到recordable CD 里，最后放进保险箱。听上去很有条理，很科学，很安全是吧。可惜，电脑软硬件发展快。过了十年后，我把保险箱的CD 拿出来，放电脑里，各位也能猜到几分了。

CD 还能被读出数据，只是多转些时间，DVD ROM 噪声大一些。视窗操作系统已经过了几代。原来的加密软件不能用了，想去看看原厂家有没升级upgrade 吧。哎，关门倒闭都不知多少年了。找专业公司帮我把资料提出来？那些不是商业性的大批资料，花一千几百块实在是既不符合性价比，也麻烦，更不想让人知道私人秘密。

即然无力回天。只好将勤补绌。家里有个All In One 的 Office Station 。趁着放年假，用愚公移山的精神，从头再来吧，希望这是最后一次了。

要扫描的证明文件，可不少。我不知道网友们心目中的重要证明文件是哪些。反正我有一大堆。美国新旧护照，中国旧护照。绿卡，工卡，新旧驾驶证（因为地址变了）。美国国籍纸。房屋地契及购买文件。摩托车，汽车文件。出生证。婚姻文件。各类中英文公证。购枪收据。政府信件。银行定期开户单据，每年的401K 单据，每年的人寿保险单据，每年报税单据。贵重物品单据，某些几十年前，发黄的旧照片等等。还有一些没想起来。以后应该还会有死亡证，遗嘱等等。另外，家里可不是我一个人啊，那么多人的证明文件都扫描，可不好玩。如果靠复印，少则500张纸以上，多则上千张纸。现在等扫描完成了，一个小小的USB Flash Memory 就足够放了。

不过说起来简单，做起来可就很烦琐了。首先，各人各类证明文件并非放在一起的，光是收集到电脑前就够呛。扫描工作开始前，把网络联接给断开。因为心里觉得不安全。软件就用视窗自带的Windows Fax & Scan 程序来做。选1200 DPI 呢，太夸张了。因为测试得到的时间是8分钟扫一次，另加头尾工作，实际接近十五分钟才能完成一页扫描。一小时才扫四次，得等到何年何月才能做完全部啊。如果选300 DPI 呢，觉得不够细致，怕影响质量。选600 DPI ，其实仍然花很多时间，只是相对于 1200 DPI，好一些。

今天搞了大半天，才完成了约百分之一或二的工作量。心情有些低落。西西河的网友们是如何备份你们家里那些重要证明文件的？靠复印吗？有何高招，请介绍一下，其实我真的不想做愚公。

我现在出差花费的收据都是这么处理的。

或者把文件带到办公室，用公司的scanner扫描，速度快的多。

现在好多的all-in-one都有，如果是标准大小的文件，如可以大批量直接扫描，而不用一张一张。当然如果是非标准大小，如护照等，还要放在平板上。这种扫描方式很快，也就一张纸（两面）大概4，5秒吧。

另外，现在好多扫描仪都可以单独工作-直接将扫描文件存到usb盘上；或者存到网络上电脑中，这也可以节约很多时间，不要再电脑和扫描仪之间来回跑。

我也经常将一些重要信件和账单之类扫到电脑中，这样方便随时查阅。我用的是一款佳能的all-in-one， mx885，打印比较耗墨，不过扫描功能很好，支持自动双面扫描，网络扫描等。

其实，最大的问题不是扫描费时间多，而是扫了以后对大量文件索引的问题，除非你费时费力手工分类储存。我目前的做法是把所有扫描的文件OCR一下，这样可以进行全文检索了，但是还有一个问题，是你要知道所要文件中的至少一个特征词，这样才能搜索。

大纸张就好。如果是护照类那些一小本的，拍照时，要摊开来，再拿重物压着两头呀。影响效果。

不需要很好质量，不需要长期留存归档。家里那些重要证明文件有可能放几十年的，而且有可能给政府作证物。要严谨。另外，如果家里的证明文件是大纸张就好。如果是护照类那些一小本的，拍照时，要摊开来，再拿重物压着两头呀。影响效果。你可以把证明文件带到公司搞，但我不行啊。我是个老工人，没办公室呀。

商业性的办公机器对此很方便。而家里的重要证明文件，有厚有薄，有单张有小本子，有黑白有彩色。家用或小商业用的all in one 扫描过程比较麻烦，花时间。至于文件索引反而不难，因为数量小嘛，总共才一千几百，每个文件名都是每扫描一页，就打一个文件名，当然，也是花时间。

有些我觉得没有必要作为重要文件来扫描保存，保留原件就可以了。

象这些：

购枪收据，银行定期开户单据，每年的401K 单据，每年的人寿保险单据，每年报税单据。

购枪收据要复印或扫描是店员专门提醒的。因为收款机打出来的收据过了十年八年后，油墨就褪色，越来越淡。到时候就几乎看不到了。而警方（是本州，不知其它州请况）通常只保留手枪资料，长枪不管。因此，如果没了购枪收据，如何证明那枪是你的，如何证明来源。

至于保险单据，银行单据等等。喂，小妹妹，你不知道可能会火灾吗？就是要预防万一，才会去备份，才会放备份到保险箱嘛。

其他单据，我觉得发出机构也会有记录的。时间过长的，都不需要了。为了防火灾，可以把原件放在保险箱里嘛。

到急用时，有屁用。而且发出证明文件的机构也是人手处理的，也可能会出错的，也会有天灾人祸的。你能保证它在你丢失了自己那份证明文件，在你需要时能给你证明吗？自己没东西在手，心里不踏实啊。

还是拍数码照片吧，RAW存储，不放心可以再转TIFF另存。

扫描仪被淘汰的原因就是数码相机全面占优，不论是质量还是效率。

贵重文件现在一律翻拍，不可能允许扫描了。