主题:【原创】我给SCM软件开发商提的需求清单1 -- wqnsihs
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家园 【原创】我给SCM软件开发商提的需求清单2

四、对5个主要流程的处理要求

五个流程,即订货流程、入库流程、销售流程、货物调拨流程以及退货流程,(此外还有SCM还要支持若干辅助流程,例如计划、预算和成本控制流程;对账、结算和资金归集流程;招聘、培训和任用流程;战略规划、业绩合同管理和业绩考评流程;资源配置和投资管理流程;业绩真实性稽核和计划执行进度督办流程等等。)

1、订货流程管理

订货流程应该包括3个模块:供应商资格动态认证;采购合同动态评审;采购合同执行动态监控。

(1)、供应商资格动态认证

通过对供应商生产经营数据的动态采集,例如产品质量数据、生产成本数据、生产能力数据等等,然后进行评估判断,决定是否继续其供应商资格。

(2)、采购合同动态评审

通过对采购合同涉及的产品规格品种、价格等数据与竞争对手和市场一般调查数据比较,建议修改采购合同的采购条件,包括价格、规格品种、交货时间、交易条件(例如赞返比例、结算条件)等等。

(3)、采购合同执行动态监控

采购合同执行动态监控就是通过对订货过程的管理,如对已收到的和分发的订单、商品出库、在途运输等环节的信息进行监控,全面控制订货事实,实现快速响应订单过程以及提高工作效率。

我们提出上述要求的理由是:

在手工操作的订货流程中,零售商下达订单后,通过邮件或者电话,上门提取等方式将信息传递给供应商,之后供应商就会按照订单的数量,在订单有效期内将商品送到订单的指定地点。如果供应商无法满足订单,只有少数企业会及时告知零售商采购买手,而多数是不会通知的,这样零售商买手就会陷入很茫然状态,迎接买手的就是门店和配送中心商品库存告急,此时再去准备,缺货事故已经既成事实。

  这种信息延误给零售商带来的缺货导致损失巨大。

实际上零售商的经营管理人员要接触的各种信息可以说是浩如烟海,例如商品库存,商品订货,商品退换货,促销情况,收银情况,供应商信息,结算核算信息等等数百个报表,成千上万的重要信息,但是这些信息并不完全,只是进销存系统所产生的一些数据,而一些重要的外部数据却没有导入系统,并进入我们的分析系统中参与日常的管理。

建议SCM系统把上至制造商,经销商,供应商,下至门店收货,顾客送货服务等一系列外部环境的支持和协助管理联成一体。

(4)、SCM的订货环节   订货成立的条件是:

日均销量×订货周期-现有库存-在途数量>0

订货周期是商品订单发出到实际收到商品时间,这个周期包括了订单发出,订单接收,备货,运送,验收入库共计五个环节。而订货周期的5个环节中零售商所能够控制和掌握的只有发送订单和验收入库这两个环节。其他环节都是由制造商和供应商来掌控的。而这一部分信息情况,手工操作时只有通过电话来沟通联系,这样就会陷入无边无际的电话咨询的海洋之中,居高不下的操作错漏率就不可避免。

手工操作必然导致以下问题:

a.供应商多久能送货?即使订单有期限,但是什么时候送货是影响零售商运作的一个关键问题。

b.能送多少货?你下达的订单,制造商能够满足多少?是满足所有订单的单品和数量还是部分单品?

c.你的门店在供应商送货期间是否会断货?门店的最多能扛几天?

安全库存的存量是依照供应商的送货周期订的,供应商的送货周期虽然可以约定,但是商品的供货流程中的变数太多了,在实际中,安全库存往往并不安全。

  如何掌握供应商和制造商订单物流信息,应该说是零售商内部管理首要问题。 

  所以说,SCM必须能够有效解决这个问题。

2、入库流程管理

SCM对入库异常情况的处理要一定简单高效。

因为入库流程管理不仅反映库存增加的事实,更重要的是,它通过对入库过程的管理,及时向决策者提供入库状态的信息,如检验状态、入库通知等,将库存管理从静态信息变为动态实时信息,大幅降低运营成本和商品贬值风险。

正常情况下,采购订单中指定的商品,按照需求时间、数量到达配送中心仓库或卖场,库管人员核对后接受入库,过程中需要打印什么入库单、验收单等等,是一式几联等等,都是例行公事。

但是我们希望入库流程不仅仅可以完成正常情况下的业务处理,更重要的是能够对异常情况进行控制和标识,使得相关管理人员可以获得及时和完整的信息,以便进行相应的处理,同时这个流程是非常简单的。

实际入库流程中,最常见的异常是:

(1)、入库时发现某商品到货数量大于订单订货数量。

这种情况应该说是常见的,每个企业肯定都会碰到,在一般SCM中有两种常见的处理流程:

a.在SCM中按订单订货数量入库;超出部分不在系统中进行入库,放在特定位置,通知采购员。

b.在SCM中按到货数量入库,其中超出订单订货数量部分放在封存库位,暂时不能领用,通知采购员。

有些其他企业信息系统设置入库数量不得大于订货数量,否则多出部分不接受。

实际上,从管理流程角度,这样的限制没有必要。

SCM所记录的信息必须与实际情况相符。如果实际情况是送货车辆必须等待库管人员核对完方可离开,验货员发现到货数量大于订货数量的同时,立即原车退回的话,信息系统软件中设置入库数量限制就是合理的。但是大多数情况下不可能是这样的。通常库管人员只是核对诸如托盘数,毛重,有无外包装损坏等情况,无异常即签收,送货车辆即可离去。然后才会进行详细的清点和检验。如果接受信息限制,则超过部分就不会在信息系统系统中有记录,也就是信息系统不能标识和管理这种异常情况,其他人员也不能通过信息系统获得相关的信息并进行相关处理。这样就需要存在一个信息系统外的系统(如Excel表格)来对这部分数量进行管理,很明显不是一个合理的方法。

所以我们建议就是让SCM系统直接实现实际操作流程就可以了。

(2)、发现供应商装箱单与采购订单相符,但是与实际物品不符。

这时较合理的流程是这样的:不管怎样先在SCM中接受入库再说,当然是入到封存库位,不可以被领用。然后由相关人员确定实际物品到底是什么,公司是否需要这些商品,如果不需要,再进行退货操作即可。

这样做并不麻烦,因为实际操作就是先入库再退货,不在SCM中做也要在一个什么其他的系统或单据中记录,在SCM中做记录的好处是将来产生供应商绩效数据时对于这类错误有了统计,反之则要人工进行统计分析。同时对于库管人员而言,正常情况下在SCM中会进行入库、退库操作,异常情况下也要进行入库、退库操作,只是库位不同,这样的流程比正常情况下要在SCM中进行入库操作,异常情况下入库要填写某个表格单据,退库填写另一种表格单据要简单的多。

另外对于财务人员处理应付款业务也有好处,当供应商负责应收的会计打电话来问为什么没有付款时,财务人员就会发现有根据这样的记录,减少查找和交流的耗费。

  所以说一个流程简单有效就是合理的。

3、销售流程管理

销售流程管理的核心是动态订货和动态配送。这就要由总部统一管理门店库存,就必须随时动态地掌握到连锁分店的库存变化。销售流程管理的主要目的,就是要重视目标与实绩之间的关系,通过对销售过程的追踪与监控,确保销售目标的实现。

所以我们希望销售信息管理能够对企业内分销环节中每日发生的销售事实给予及时记载,了解日常销售工作的动态、进度,及早发现销售活动中所出现的异常现象及问题,立即解决。在此基础上,以分销体系和时间为参数,对不同的产品销售情况进行查询、统计与分析,从而使不同级别的机构决策者可以及时地获得企业的销售情况,为企业的采购决策提供依据。

所以我们建议在连锁门店管理系统中,统一保存所有门店的商品库存帐,由总部统一登录各门店的库存帐。当配送单制单完成并确认登帐时,在总部商品库存帐变更的同时,该配送单所涉及的门店商品库存帐做相应的变更。制单完成的配送单随货同行,送达门店。门店据单验货收货。若发生货单不一致的差错,则在单据上注明差错内容,并及时在系统内勾对配送单,系统可根据管理需要赋权给门店,让门店根据双方签收的配送单差异数及时修正库存,且按实际品种数量收货。该单据的回执联返回。

  总部在对差错单据核对后,检查门店修正的库存数据准确性,同时修改门店商品库存帐和配送中心商品库存帐。门店可以通过网络向总部服务器访问查询本门店的库存情况和配送单等信息,也可以通过网络将库存数据下载到门店的计算机上,以便进行有关管理时使用。总部登记的门店商品库存帐是唯一的有效库存数据,不会出现总部与门店在库存帐数据上相互之间衔接不上的情况。门店签收的配送单回执联是总部所登记门店库存的原始凭证,当门店对库存数据出现疑问时可以根据它进行核对。同时,要求系统支持多计量单位转换,也支持整包装拆零销售的功能。

  对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨,其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成,从而保证库存数据准确性和一致性。

  对于门店的盘点业务,由门店将其盘点数据录入计算机系统,并上传至总部的主机中,由总部进行库存商品帐的溢缺处理,其处理结果由配送中心下传给门店。

  采用总部集中管理各连锁分店库存好处可以概括为以下几点:

(1)、门店库存数据的更新是即时的,保证了总部各种业务活动对门店库存数据的实时需求。而传统门店分散管理库存则很难做到这一点。在不了解门店实际库存动态变化情况下,总部不能准确地把握门店库存,从而影响即时业务的开展。

(2)、可以保证库存数据的唯一正确性,不致在总部和门店之间引起混乱。

(3)、以提高效率,降低成本。减少门店对专职录入人员的需要,减少录入设备数量,使门店能专心于对商品实物的管理和销售管理。

(4)、既可以满足门店业务活动中,对库存数据查询访问的需求,又有利于加总部强对门店及整个物流的管理控制,因为总部实时掌握各门店的库存情况,才可以及时对进货、配货、调拨、核算等进行处理。  

  各连锁分店自行或由总部设定其业务帐库存上下限,通过库存上下限报警来控制分店的库存是一个行之有效的库存监控手段。通过下限报警生成请货单来代替人工的要货计划无疑从速度和准确度上均可以有很大的提高,并实现主动配送。

  库存上下限的设定需要经过长期经验的积累才能做到准确。而且根据实际情况的变化要做相应的调整才能真正使库存上下限起到应有的作用。因此库存必须是动态的模型,适合企业根据实际经营情况进行调整,逐步趋向最合理的库存控制点。

除了门店库存外,系统还应该根据连锁企业的管理实际需求,对系统的基础信息实行适度集中统一管理,以利于管理、易于维护,系统采用。这些基础信息如商品名称、客户名称、客户信用额度、质量政策、生产厂家、商品价格等,由连锁总部统一管理这些信息并下发到各连锁分店中。

4、货物调拨流程管理

货物调拨流程是门店之间产品销售协调的过程,也是总部对各级门店库存平衡协调的过程。

建议系统在设计时,必须考虑所有要货单和调拨单需由总部确认,并进行门店之间的协调,系统自动与正常的客户销售加以区分,以便得到企业真实的销售统计。

对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨,其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成,从而保证库存数据准确性和一致性;对于门店的盘点业务,由门店将其盘点数据录入计算机系统,并上传至总部的主机中,由总部进行库存商品帐的溢缺处理,其处理结果由配送中心下传给门店。

在连锁零售体系中,货物的调拨是复杂多样的,系统处理主要需要考虑发生了库存水平变化和运输费用。

5、退货流程管理

退货流程是订货流程的反向操作,主要是手工操作,内容有退货申请、退货检验、退货批准、退货审核等。

我们建议必须在SCM中能够提供所有操作涉及的单据的制作、复核、自动报表和通过严格的电子签字程序进行业务流程监控。

在实施过程中,由于我们提的需求建议太多,软件供应商没有办法使用其最佳商业实践流程,只好重新开发业务流程,所以供应商的部分模块就不能用了,必须重新开发。例如资源配置模块使用的是一个多目标线性模型,通过一个专家数据库,调整目标之间权重,转化成为一个标准线性规划模型,求非劣解;例如预算平衡模块使用的是一个动态投入产出模型。

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