主题：【原创】给年轻管理者们的技术建议：1、引子 -- wqnsihs

一般说来，有真正的执行力的企业，内部交流都是高效准确，简明快速的，并且内部有一种高度专业化、规范化、严谨和简洁的交流语言，有自己的术语，交流格式和报告风格。管理文书最能代表这种风格。

管理文书是管理最重要的工具，即使现在电子化后，仍然不可替代。大家或多或少都知道一点管理文书。

但是管理文书没有统一标准，非常混乱。往往名称相同的文书，可能在不同企业代表不同含义，或者同样含义文书在不同企业用不同名称。

下面我想介绍一下我经常使用的重要的管理文书。管理文书是经常使用的，与那种一年几次的计划制定，业绩报告，述职报告之类不同，几乎每周甚至每天都在使用。

我的管理文书分为4类，也即是什么类；为什么类；怎么办类；存档记账类。

是什么类：一般就是信息交流类型的文书，主要描述事实，提供情报。

为什么类：一般就是对问题进行分析，判断，主要描述症状下的可能病因。

怎么办类：一般就是行动计划，方案的实施文书，主要包括各种指令。

记账存档类：主要就是各种备忘录和报表。

（1）、是什么

A工作简报：

工作简报主要是为了节省时间，使大家能够迅速了解公司运营或项目执行状态，以便迅速做出协调一致的反应。

简报强调简明扼要，事实表述必须丝毫不加掩饰和修饰（只要能够理解就行），用纯粹客观的方式表达事情的本质（没有客气套话，假谦虚话）。

简报一般在300字左右。根据任务，相关管理人员每日或每周作一次简报。

工作简报包括以下类型：

a财务简报：包括一周主要财务数据：收入，成本，毛利，库存周转率（向所有部门经理以上提供），以及环比，同比等等；每天头寸简报：当日实现回款，账户现金余额，第二日需支付金额，资金平衡情况等等。

b销售简报：一周销售数量，市场分布，销售价格，应收账款，订单情况，发货情况，物流情况，环比和同比等等。

c生产简报：一周产能达标率，质量达标率，计划成本控制率，工艺完成率，环比和同比等等。

d库存简报：一周计划库存达标率，呆滞库存率，库存资金占用计划达标率，环比和同比等等。

e采购简报：一周采购下单数额，到货率，物料合格率，应付账款，环比和同比等等。

f决定简报：通报管理层决定，要求大家对某一问题作出回答，或对拟采取行动提建议。

g建议简报：各单位部门对目前问题的改进建议汇总。

B工作报告：

报告均不超过500字。

aPDCA循环报告（工作进展报告）

用于报告项目进展或公司运营现状情况，包括：

▲现状：现阶段任务执行情况；下一阶段计划；存在问题；不能完成上一阶段计划原因分析，调整建议等。

▲进展：改变被动局面的可能性（包括人财物资源储备，缓冲时间）；正在改变的情况。

▲存在问题：目前项目无力解决的问题。

b其他报告

包括：任务开始报告（通报任务已经开始）；任务停止报告（报告停止任务或任务某一阶段完成）；总结报告（用于报告包含统计数宇的总结）；事件报吿（报告重要事件或事变）等等，均不超过300字。

C每周情报概要：

包括公司或项目主要对手的财务数据分析，扩张动向或趋势，可能的动作，市场环境变化，宏观趋势分析等等。

（2）、为什么

A态势判断

公司运营或项目执行目前出现的不良症状罗列以及原因分析；估计下一阶段趋势，恶化或好转；如何争取最好结果等等。

B问题诊断报告

相对于非常具体的任务或项目，或具体问题，例如质量下降，生产份额下降，寻找原因和解决办法。相当于专家会诊，有时也请外脑来帮助。

C研究报告

研究报告主要用于列出问题及其结论和建议。

实际上简明而准确地表述问题是解决问题过程中比较困难的任务，一般说来，能够提出问题，事情就解决一半。（例如我们开会最经常讨论的话题就是：是什么问题）；提出问题后就是收集必要的信息资料，然后根据资料做出的合情合理的推测，并根据推着设定解决问题的假设（使用假设是因为我们对实际情况掌握不足导致的，假设的正确性直接关系到研究报告的正确性）；然后根据假设，制定问题解决方案和分析比较可能的解决方案（这是研究报告的核心）；最后提出最佳方案以及所需的行动清单。

（3）、怎么办

A业务指令

向专业团队下达工作指令。这类文书没有固定格式，但必须有起草者的姓名、部门、职务、电话号码、呈交日期。限制在500字以内，简明扼要是关键。

B工作联络单

目的是内部日常工作的协调。是概要表形式，写明需要相关部门协同的事项，协同时间、地点、人员。

C行动概要

不超过一张单页纸，内容包括问题、事实、讨论内容和结论。

D会议准备清单（代替会议通知）

包括本周讨论议题，各自需准备资料清单和准备达成共识的内容或准备形成的决议草稿（这部分统一通知）；与各部门或单位领导私下沟通的问题及准备达成的一致意见（这部分分别通知）

E会议纪要

与会议记录不同，不需要如是记录会议过程，讨论细节，它主要是贯彻管理意志和决心的工具，包括：会议形成的决议的清单，及其各单位部门分工和形成的各自任务清单，执行要点；对上一阶段任务完成情况点评，稽核意见，奖惩措施；资源配置计划或预算调整；对下一阶段经营形势判断，危机的预估及对策等等。

我的会议纪要往往是一个阶段公司运营管理工作大纲，都是亲自写。

F作业指导

下月公司工作重点，展开方向，主要步骤，注意事项，建议要重点关注问题，可能意外情况。

（4）、存档记账

A存档备忘录

通常限于500字，可用于记录各自业务事项，会议大概或交流大概，是以后寻找回溯线索的指针。

B讨论摘要

为大家对讨论提供一个概述性的指导，在磋商、会议、谈判时用。内容包括公司的基本目标，基本主张、基本见解、准备弄清楚的各种问题等,或者是其他在讨论中有用的材料。一般不超过1000字。

C工作要点

目的指导大家讨论或汇报工作，一般1000字。工作要点经常汇编成册，以便商讨问题和召开会议时随时使用。（基本格式包括：背景：事件或项目的基本情况；讨论过程及主要观点：500字，可包括附件；建议：各种观点综述）

D背景材料

为办公会提供备用资料。包括对相关问题按时间顺序提供背景材料、当前状态以及所要完成的行动。

篇幅不能超过1000字。使用提纲，不使用完整的句子和段落。细节问题可作为附件或附表附在正文之后。

E项目执行备忘录

包括执行方案计划；应急计划；资源需求；规划与预算；人力配置和分工；协同工作大纲；训练和培训计划；其他的工作程序等。定期（一般每月由项目经理）签发。

F工作日志

我要求所有部门经理以上的管理人员每天写工作日志，并每周抽查，点评或批复，所以所有人的工作日志我都很熟悉。年底所有人的日志副本存档。

日志包括十五项工作的实时记录，当然不是每个人的内容格式都一样，根据自己的岗位取舍。例如会议（名称、时间、地点、参加人员、议题、议程、讨论、决议）；接待（来客名称、事由、结果、时间）；巡视（目的、地点、时间、发现问题、处理过程、结果）；出差（目的、地点、时间、任务、完成过程、结果）；外访（目的、地点、时间、事由、处理过程、结果）；交际款待（目的、地点、时间、事由、处理过程、结果）；被款待（目的、地点、时间、事由、处理过程、结果）；加班（目的、地点、时间、事由、处理过程、结果）；任务督办（任务名称、督办时间、采取的行动、过程、结果、评价及下一步行动）；披阅文件（文件名称、时间、文件来源、处理过程、处理结果、文件去向）；起草文件（文件名称、时间、目的和事由、文件要点、讨论程序和下一步工作、文件去向）；资金调动（科目、数额、事由和预算记录、时间、手续、结果）；人事工作（聘任免、时间、事由、程序、结果）；项目决策（项目名称、时间、事由、手续、程序、结果）；员工谈话（目的、名字、时间、事由、内容要点、承诺要办的事、结果）等等。

各种报表就不用介绍了，因为基本是标准的，例如资产负债表，损益表，现金流量表，资金平衡表，成本控制表等等。

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